İnşaat Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma İçin = İnşaat Proje Yönetimi

Dr. Müh. Murat KURUOĞLU | Yük. Müh. Gülşah KABA
İstanbul Teknik Üniversitesi, İnşaat Fakültesi, Yapı İşletmesi Anabilim Dalı

Aile şirketleri, ailenin geçimini sağlamak ve mirasın dağılmasını önlemek amacı ile kurulan, ailenin geçimini sağlayan kişi tarafından yönetilen, yönetim kademelerinin önemli bir bölümü aile üyelerince doldurulan, kararların alınmasında büyük ölçüde aile üyelerinin etkili olduğu ve bir aileden en az iki nesilin kurumda istihdam edildiği şirkettir.[1]

Aile şirketi sahipleri, kendileri işin başında olduğu, çok çalıştıkları, hızlı karar verdikleri ve işi fazla önemsedikleri için kısa zamanda önemli kararlar elde edebilmektedirler. Ancak iş belli bir büyüklüğe geldiği ve işin kendisinin yanında yönetim ve organizasyon, insan kaynakları, verimlilik, kalite, maliyet muhasebesi, insan ilişkileri gibi (aile şirketi sahibinin alışık olmadığı) kavramlar işin içine girdiğinde sıkıntılar da başlamaktadır. İşi bilmek, işin çekirdeğinden gelmek önemlidir. Ama kalıcılık için yeterli değildir.[2]

Dünya ve Türkiye geneline baktığımızda şirketlerin çoğunluğu aile şirketi olmakta ve nesiller arası geçiş konusunda sıkıntı yaşamaktadır. Herz’in söylediği gibi “Birinci nesil kurar, İkinci nesil miras alır ve durumu idare eder, Üçüncü nesil ise bitirir, bir diğer ifadeyle cenazeyi kaldırır, yani satıp savarak parasını yemeğe başlar.” sözünden yola çıktığımızda aile şirketlerinin kurumsallaşması daha büyük önem taşımaktadır. Bu bağlamda aile şirketlerinin varlıklarını uzun yıllar boyunca sürdürmeleri için ne yapmaları gerektiği, sürekliliklerinin önündeki engellerin neler olduğu, soruları önem kazanmaktadır.

Kurumsallaşma; sürdürülebilir başarı için gereken iyi yönetişim sistemlerinin uygulanmasıdır. İyi yönetişim; bir şirketin istenen başarıya ulaşması için uyguladığı yönlendirme, yönetim ve kontrol sistemlerinin bütünüdür. Yönetim platformlarını, karar alma mekanizmalarını, etkin çalışma süreçlerini ve bunlar için gereken altyapıları içerir.

Varlıklarını nesiller boyu sürdürebilen firmaların temel özelliklerine bakıldığında ise, aile değerlerini göz ardı etmeden ve hatta aile kültürünün gelişmesine destek vermek suretiyle, şirket odaklı bir (stratejik) yönetim tarzını benimsedikleri ve şirketin geleceğinde aile içi kimlerin rol alacağı planına büyük önem verdikleri görülmektedir. [3]

Kurumsallaşmış bir aile şirketi:[4]
• Müşteriye, pazara yönelik ve kendi kamuoyunda/sektöründe itibarı olan bir kuruluştur.
• Değişime uyum sağlayan esnek bir organizmadır.
• Teknolojik gelişmelere ayak uydurur.
• Yaratıcılık ve dinamizm gücü olan bir örgüttür.
• Ürettiği mal ve hizmetlerinde ve tüm ilişkilerinde gerekli kaliteyi yakalayan kuruluştur.
• Çalışanlarına, işin gereğini yapmak ve kişisel olarak ürettikleri islerde ve etrafları ile ilişkilerindeki kalite demek olan “profesyonellik düşüncesini” benimsetmiştir.
• Kendine has kurumsal kültürü oluşmuştur.
• Kamuoyu, müşterilerce güvenilir bir firmadır.
• İnsana yönelik bir organizasyondur. İnsan faktörü kesitsel değil, kitleseldir; yani kurum, müşterilerine, çalışanlarına, etrafındakilere odaklanan politika benimsemiştir.
• Çevresel olaylarla etkileşim halindedir.
• Yasalara, iş ahlakı ve normlarına saygılıdır.

İnşaat sektöründe de diğer sektörlerdeki gibi aile şirketleri önem arz etmektedir. İnşaat şirketleri, Türkiye ekonomisi içerinde çok büyük bir öneme sahip olmasına karşın, inşaat yatırımlarının sahip olduğu kendine has özellikleri, üretim yerinin her projede değişmesi, üretimin tekrarlanamaz oluşu, açıkta imalat yapılması, çevresel faktörlerden etkilenmesi, değişik tipte ve büyüklükte riskler altında olmasına ve onu diğer sektörlerden ayırmaktadır.

Diğer işletmeler gibi sabit çalışma koşullarında üretim yapılmamaktadır. Doğa ve arazi koşulları projeleri birebir etkilemekte, aynı tip projede olsa her projede farklı koşullarla karşılaşılmaktadır. Aynı zamanda projede çalışan personelin ise daha geç adaptasyonunu sağlamaktadır.

İnşaat işletmelerinde çalışan geçici personel sayısı diğer işletmelere göre daha fazladır. Yazın maksimum sayıda çalışan personel bulunurken, kışın minimum seviyeye düştüğü gözlenir.

İnşaat Sektörü dışındaki işletmelerde hammaddenin üretime girip mamul haline gelme süreçleri rahatlıkla belirlenebilmektedir. Ancak inşaatta projenin doğa koşullarına, işin yapıldıktan sonra alınan para girdisi sebebiyle risk unsurlarının daha fazla olması proje nakit akışları ve süresel planlamalarında risk unsurunu artırmaktadır.[5]

Kurumsallaşmanın önemi gün geçtikçe firmalar tarafından daha da önem kazanmaktadır. Bunun arkasından akla gelen “Şirketlerin nasıl kurumsallaşacağı” sorusudur.

Kurumsallaşma yolunda aile şirketlerinin izlediği yol haritasında ilk aşama; firmayı hem dış hem de iç çevrede konumunu daha iyi tanımak ve şirketin şimdiki durumunu değerlendirerek geleceğe yön çizebilmek için durum tespit analiziyle çalışmalara başlanmakta analiz sonucu elde edilen veriler SWOT sistemiyle gruplara ayrılmaktadır. Bununla birlikte çalışanlar kişilik testlerine tabi tutulurlar. Bu testlerin verileri sonucunda geleneksel performans değerlendirme sistemine geçilmesi hedeflenerek kariyer haritaları ve eğitim planları yapılmaktadır. Aile üyeleriyle görüşmeler yapılarak yönetim kurulu toplantıları, aile konseyi toplantıları yapılmak suretiyle, devir planlamaları yapılarak aile anayasası oluşturulur.

Bu noktadan sonra izlenecek yollar ve elde edilmesi gereken aşamalar inşaat firmalarının yapısı nedeniyle değişkenlik göstermektedir. Bu sebeple de kurumsallaşma çalışmaları bu aşamadan sonra farklı bir kimliğe bürünmek zorundadır.

Bu farklılık, ilk olarak inşaat işletmelerinin sistem kurmak amacıyla proje yönetim sistemini benimsemesi konusunda kendini göstermektedir. İnşaat sektörü için proje yönetimi; mal sahibinin hayalindeki resmi kendisine verildiği anda biten bir süreçtir. Bu süreç içinde pek çok tarafı (mal sahibi, mühendis, mimar, yüklenici, malzeme sağlayıcıları v.b.) ve pek çok aşamayı (ön tasarım, tasarım, ihale, inşaat v.b.) barındırmaktadır. Bu durum, inşaat projelerinin karmaşık ve değişken bir yapıya sahip olduğunun göstergesi olmakla birlikte proje yönetiminin benimsenmesiyle birlikte proje süreçlerinin optimizasyonunu da beraberinde getirir.

İnşaat şirketleri bünyesinde proje yönetim sisteminin uygulanması için yönetsel kültür analizi yapılır, planlama departmanı kurulur.

Planlama departmanının firmada kurulmasıyla birlikte:[6]
• Firma şantiye arşiv sistemi oluşturulur. Şantiyelerde imalatlarla ilgili olarak üretilen bilgiler dosyalanır. Raporlar arşivlenerek firmanın daha sonraki yapacağı üretimlerin süresel ve maliyet tahminleri için bilgiler üretilmeye başlanır.
• İşveren, daire sahipleri ve yüklenici arasında bilgi alışverişini sağlayacak iletişim sistemleri kurulur.
• İşverenin bütçesini, performansını ve süresel gereksinimini göz önüne
• alarak mevcut projenin optimal bir şekilde gerçekleşmesinin sağlanması için gerekleri hedefler belirlenebilir.
• İmalatların; süresel, durum ve maliyet takipleri yapılır ve bu doğrultuda raporlar hazırlanır.
• İş programlarının işin gelişimini yansıtacak şekilde güncellenir, revizyonları yapılır.
• İş programı güncellemeleri sonrasında yeni durumun ana iş programına uyumunun denetlenmesi,
• Süre uzatımı ve revizyon yapılması yönündeki talepler değerlendirilir ve bu doğrultuda iş programı revizyonu yapılır.
• İşverenin kapsam, maliyet kalite ve zaman konusundaki isteklerinin göz önüne alınarak profesyonel planlama ve proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi yoluyla yapım sürecinin etkinliği artar ve sürecin çabuklaştırılması sağlanır.
• İmalat Analizleri hazırlanır. Hazırlanan imalat analizlerine göre imalatların birim maliyetleri oluşturularak imalat zayiatları takip altında tutulmaya başlanır.
• Firma Adam-Saat verileri oluşturulur.

İnşaat şirketlerinde yaşanan kurumsallaşma çıkmazının, proje yönetim sisteminin uygulanması ve planlama departmanının kurulması ile birlikte aşıldığı, bu kapsamda seçilen bir firmayla Dr. Murat Kuruoğlu yönetiminde, İTÜ Yapı İşletmesi Anabilim dalı bünyesinde yapılan yüksek lisans tez çalışması sonucunda inşaat işletmelerinde kurumsallaşma çalışmalarında proje yönetim sisteminin kurulmasıyla birlikte inşaat aile firmalarında önerilen kurumsallaşma çalışmalarında yaşanan tıkanmanın çözüleceği görülmüştür. Sonuç olarak; proje yönetim sistemi, inşaat firmalarının kurumsallaşmada kat etmesi gereken önemli bir adımdır.[7]

Kaynaklar
[1] Karpuzoğlu, E., 2004. Büyüyen ve Gelişen Aile Şirketlerinde Kurumsallasma, Hayat Yayıncılık.
[2] Us A. Talat, Aile Şirketleri ve Yönetim, http://www.kalder.org.tr/preview_content.asp?contID=749 &tempID=1&reg D=2
[3] Buğdaycı, A., 1997. “Bir Aile işletmesi Nasıl Değişti?” Capital Aylık Ekonomi Dergisi, Yıl:5, Sayı:10, Ekim.
[4] Destici, A., 1999. “Büyüyoruz Derken”, Power Dergisi, 1 Nisan.
[5] Kuruoğlu M., “İnşaat Firmalarında Yeniden Yapılanma” İnşaat Mühendisleri Odası İstanbul şubesi inşaat Yönetimi Eğitim Semineri Serisi, Harbiye, İstanbul.
[6] Kuruoğlu M., 2001 “ İnşaat İşletmelerinde Çağdaş Yönetim ve Değişim Modeli”, Yayın No: 2001–37, İstanbul Ticaret Odası, İstanbul.
[7] Kaba Gülşah, 2007, “İnşaat Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma“, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Teknik Üniversitesi Yapı İşletmesi Ana Bilim Dalı, İstanbul.