Proje Çizelgelemede Temeller

Çeviren: Dr. Latif Onur UĞUR, İnşaat Yüksek Mühendisi

Bu yazı Contract Management/April 2004 nüshasında John Rosche imzası ile yer alan “Basics in Scheduling” adlı makalenin çevirisidir.

Proje ilerlemelerinin ölçülmesinde temel bir iş programına sahip olmak önem arz etmektedir. Planlamanın/iş programı yapmanın temellerini anlamak, ilgili kimseler için büyük önemdedir.

Bir sözleşme idarecisi olarak iş programını/çizelgeleri görmüşsünüzdür. Gerçekten bu, günlük yaşamımızın bir parçasıdır. İş programlarını önerilerimiz, tartışmalarımız ve işverenimizle birlikte özümseriz ve hatta onu sözleşme yönetimimizde kullanırız. İş programının önünde miyiz? İş programının gerisinde miyiz? Bunlar hep işittiğimiz sorulardır. Bu yazıda iş programlarına/planlamaya, bunun önemine ve nereden geldiğine bir bakacağız, projelerde ne kadar iyi kullanılabildiğini inceleyeceğiz.

Proje planlama/çizelgeleme
Proje çizelgeleri yeni değillerdir. Uzun zamandır vardırlar ve bu konuda yazılmış pek çok kitap bulunmaktadır. Çizelgeleri bir görevin ne kadar uzun olduğunu yada projenin başlangıçtan bitişe nasıl uzanacağını göstermede kullanmaktayız. Eğer işlerinize çizelgeleri karıştırmadıysanız; örneğin evinizi inşa ettirdiyseniz, evinize bir kitaplık yaptırdıysanız yada bir avlu düzenlemesi yaptırdıysanız resmi olarak netleştirilmemiş olan planlamalar kullanmışsınızdır. Bu konuda çalıştırdığınız taahhütçüye ilk sorularınız; bu işin kaç paraya mal olacağı, tamamlanmasının ne kadar süreceği, ne zaman başlanacağı ve ne zaman biteceğidir. İçerdikleri teknik konulara bağlı olarak çok daha fazla karmaşık olan kamu sözleşmelerinde de aynı durum söz konusudur.

Bir projenin gerçekleştirilmesi esnasında pek çok tip çizelge kullanılır. Bu çizelgeler program aktivitelerini desteklemek için üst düzeyde, orta düzeyde ve detay düzeyinde kullanılırlar. Gerçekten, idareye ne zaman bir değişiklik sunsanız bu bir çizelgeyi içermelidir.

Üst düzey çizelgeler, programın teslim edilebilirliği bazında nasıl ilerlediğini ve genellikle teslimler planlamada gösterilmişse teslim tarihlerinin sıralamasını içerirler.

Orta düzeydeki çizelgeler, teslimatları her birimde aşağı doğru keser ve kayda değer birimlerin statüsünü gösterir. Bu çizelgeler, bölümlerin inşaatı için gerekli her konuda; kurulumları, operasyonel araçların teminini, malzeme teslimini, tasarımların tamamlanmasını ve ana üretim derleyici adımları gösterirler.

Detay düzeyindeki çizelgeler için, malzeme teslimi gereksinimi olan adımları içinde aşağı kesilen malzemeler gibi orta düzey konular esastır. Böyle konular, satın alma taleplerini başlatan, satın alma talimatlarını, malzemelerin teslim tarihine bağlı üretimlerini ve son olarak test etme yada teslim şartlarını içerirler. Tüm bu çizelgeler, bir düzey yukarıda bulunan çizelgelerin ilgili bölümleri ile ilişkilidirler. Ek olarak çizelgeler, tamamlanması gereken herhangi bir görev için bilgiye gereksinim duyduğunuz pek çok görevde kullanılmaktadır. Eğer orijinal çizelgenin gerisindeyseniz, düzeltme/toparlama çizelge leri geliştirilir, böylece program müdürü olması gereken düzeye nasıl gelebileceğini görebilir. Görebileceğiniz gibi, çizelgeler, program yada görevlerin yönetiminde önemli araçlar mahiyetindedirler.

Bir çizelgenin analizi
Çizelgeler bir projedeki üretimlerden emin olmaya yarayan bir araçtan başka bir şey değillerdir. Öyleyse neden pek çok projenin iş programının gerisinde kaldığını duyarsınız? Bu soruyu yanıtlamak için çizelge kompozisyonuna daha yakından bakacağız.

Bir çizelge bir görev ya da projenin tamamının tamamlanması için gerekli olan adımları tanımlayan çubuk öğelerden oluşur. Projenin karmaşıklığı arttıkça, çizelge çubuk elemanlarının sayısı da artar. Buna ek olarak, üst düzey çizelgeden orta düzeye yada orta düzey çizelgeden detay düzeyindeki çizelgeye gittikçe çubuk elemanların miktarı da artar. Çizelge üzerindeki her çubuk eleman genellikle günlerle tanımlanmış olan süreçlere sahiptir. Örneğin, tipik bir tasarım 30 gün alabilir ve çizelgede tekil bir çubuk eleman olarak tanımlanabilir/gösterilebilir. Her çubuk eleman için belirlenmiş bir süre bulunmaktadır. Tipik bir detaylı çubuk iş programı 100 kadar çubuk eleman içerir. Daha teknik ve karmaşık projelerde çizelge; test ve veri değerlendirme konuları, üretim değerlendirme kadar anahtar mahiyette çubuk eleman içerir.

Görmeye başladığınız gibi, daha projenin başlangıç aşamasında tüm çubuk elemanların kimliklendirilmesi ve her birinin yanlışsız değerlendirilmiş sürelerinin olması kritik derecede önemlidir. Görevlendirmede kullanılan çubukların kimliklendirilmesinde hata yaparsanız, iş programınız zaman üzerinde kayacak ve ek çubuk elemanlar kullanmanız gerekecektir.

İş programına zaman eklenmesi durumu yaşanan başka bir alan, testlerin yada doğrulama adımlarının spesifikasyonlarınızdaki sonuçları doğrulamadığı zamanlardır. Bu noktada, ya testler yeni test planlarının geliştirilmesini içererek yeniden yapılmalı ya da farklı yaklaşımlar geliştirilmelidir.

İş programlarının yönetimi
İyi bir iş programı genellikle çizelgede boşluklar içerir. Boşluk, çubuklar üzerinde bazı problemler olabilmesine izin veren ekstra bir zaman olarak tanımlanır. Örneğin, inşaat iş programı çizelge içinde sayısı kesin olan kötü hava şartlarından dolayı çalışılamayacak günleri içerebilir. Eğer bu yapılmazsa, herhangi bir yağmurlu gün programı aksatacaktır. Bildiğiniz şeyler üzerine planlama yaparken proje süreci esnasında bilmediğiniz şeyler olabileceğini de düşünerek plan yapmaya çalışmalısınız. İş programınızı idare etmenin başka bir yolu bir çubuk elemandaki kaymayı fark etmektir. Diyelim ki 60 gün süreli bir çubuk elemanınız var ve 14 gün içinde bu aktiviteyi öngörülen zamanda bitiremeyeceğinizi fark ettiniz. Şimdi iki seçeneğiniz var. Bir tanesi bu gecikmeyi 14.’cü günde fark etmek ve bu aktiviteyi, diğer aktivitelere etkisini gidererek ileri kaydırmak. İkincisi, 60 gün sonunda sonlandırana kadar programda herhangi bir gösterim yapmamak ve bunun genel program üzerindeki etkisini açığa çıkarmak. İş programına uyarak yönetilen projeler normal şartlarda çizelgelerdeki kaymaları son anda ortaya çıkarırlar çünkü çizelge ana yönetim unsurudur. Proje yöneticilerinin iş programlarındaki bu tip sorunların giderilmesinde farklı yolları bulunmakta ve böyle bir durumda çok vardiyalı çalışma yapmak, ek personel sağlamak yada iş programına uygun kalabilmek için işlerin kapsamlarını yeniden değerlendirmek, seçenekler arasında bulunmaktadır.

Bir projenin başlangıcında bir ana iş programı geliştirilir. İş programının yönetimi için birinci günden başlayan bir temeliniz olmalıdır. İş programında olabilecek değişiklikler bir atlama olarak çubuk elemanlarda gösterilir ve orijinal çubuğun sağ tarafında bir işaret ile belirtilir. Muhtemelen “revize iş programı” ifadesini duymuşsunuzdur. Bu genellikle işlerin kapsamında artma sağlayan bir sözleşme değişikliğinin sonucu olarak ortaya çıkar ve bu yüzden iş programı için yeni bir temel oluşturmanız gerekir.

Özet
Şimdi, iş programlaması ile ilgili temel bir fikriniz var. Çizelgelemenin farklı tipleri üst düzey, orta düzey ve detay düzeyi çizelgelerdir. Çizelgeler projenin tamamlanmasını sağlayacak adımlar şeklinde tanımlanan çubuk elemanlar içermektedir. Her çubuk elemanı kendisi ile ilişkili olan bir süreye sahiptir. Çizelgelerdeki kaymalar; çubuk elemanlarının başarılı olarak tamamlanması konusunda hatalı zaman değerlendirmelerinden, çizelgede bazı işlere karşılık gelen çubukların çizelge oluşturulurken unutulmasından yada yapılan testler ve kabuller sırasında istenen sonuçlara ulaşılamamasından kaynaklanabilir. Şunu anlamalısınız ki iyi bir iş programı boşluklar içermeli ve proje müdürünün çubuk kaymalarını telafi edebilecek seçenekleri olmalıdır. Projeler iş programları ile idare edilebilirler ve temel bir iş programının olması, üretimlerin ölçülüp değerlendirilebilmesi için önemlidir. İş programı hazırlamanın temellerinin anlaşılması, bir projede yer alan herkes için önem arz etmektedir.