Yapım Sözleşmelerinin Bitirilmesi ve Garanti Yönetimi

Yrd. Doç. Dr. Latif Onur UĞUR

Sözleşme metninde projenin belirli bir bitiş şekli ve tarihi olsa da bazı projeler bu kurala uymayabilirler. Genellikle pek çok projenin iyi tanımlanmış bir bitim süreci vardır. Düzenli verilen durum raporları ve değerlendirme raporlarına bakılarak başta belirlenenden farklı bir bitim şekli ve tarihine sahip olan projelerin nasıl ve ne zaman biteceği de belirlenebilir.

1. Sözleşme bitimine neden olan durumlar:
• Normal bitim: En yaygın bitiş nedeni sözleşmenin tamamlanmış olmasıdır. Bazen süreçte küçük değişiklikler olsa da pek çok sözleşme planlandığı şekle yakın biter. Söz konusu yapı eseri müşteriye sunulur ve hesapları kapatılır.

• Prematüre bitim: Bazen sözleşmeler bazı bölümleri elimine edildiği için erken biterler. Sözleşmenin zamanından önce bitmesini gerektiren bir durum buna neden olabilir. Sözleşmenin erken bitmesi genellikle pek çok tehlikeyi ve riski de beraberinde getirebilir.

• Sonsuz bitim: Bazı sözleşmeler ise hiç bitmeyecek gibi görünür. Yani proje kendi yaşam çemberini kendisi oluşturur. Bu durumda sözleşmelere sürekli eklemeler yapılarak yapının özellikleri değiştirilir. Tabii ki bu da süreyi uzatır. Fakat sürekli değişim nedeniyle amaçtan giderek uzaklaşılabilir. Bu tip sözleşmeleri bitirmek daha güçtür.

• Başarısız sözleşme durumu: Pek çok nedenden dolayı bazen sözleşmeler başarısızlığa uğrar. Sözleşmenin başında yada sonuna doğru ortaya çıkan farklı durumlar ve öngörülememiş etkiler nedeni ile sözleşme bitirilebilir.

• Önceliklerde değişme olması halinde bitim: İşverenin önceliklendirmelerden sorumlu ekibi gerektikçe proje seçimi önceliklerinde değişimler yapabilir. Bunlar genellikle küçük değişimlerdir ve devam etmekte olan sözleşmelere hemen uygulanabilirler. Fakat bazen bu değişimler öyle büyük olur ki devam eden sözleşmelerin buna uyamayacağı tespit edilirse proje terk edilir. Bazı durumlarda da sözleşmenin önemi yanlış anlaşılır ve bu anlaşıldığında proje terk edilir. Bazen ihtiyaçların değişmesi devam eden sözleşmelerin gelişimini imkansız kılar. Eğer sözleşme ana amaçlarına artık katkıda bulunamıyorsa sözleşme ya diğer sözleşmelerle bütünlenir yada terk edilir. Bazen de sürmekte olan sözleşmelerde köklü bir teknolojik değişim gerekebilir. Bu değişim öncelik değişimine neden olur ve kaynak dağılımını alt üst ederse hemen amaç değiştirilmelidir. Fakat bu değişimler firmaya zarar veriyorsa sözleşme terk edilir.

Sözleşmenin bitirilmesinde ilk basamak, bitirme için gerekli olan ve sözleşmede yazan tanımlamaların kontrolüdür. Bunlar aşağıdaki gibi özetlenebilir.

Yapım Çizimleri: Bu çizimler yapının yapısal, elektrik, mekanik vb. konulardaki bitirilmiş imalatların nihai durumlarını gösterdikleri için çok önemlidir. İleride herhangi bir arıza veya yenileme durumunda doğrudan bu çizimlere başvurulacağı için bunların işin bitiminde işverene teslim edilmeleri gerekir.

Garantiler: Proje yöneticisi iş yapan bütün taşeron ve tedarikçilerden imzalı veya onaylı garanti belgesi ve süresi alır.

Test Sonuçları: İşin yapımı sırasında kullanılan malzemeler ve sistemler test edilir. Bu kavram mekanik sistemler için dengeleme raporlarını da içerir.

Fazla Malzemeler: Bazen sözleşmelerde işin bitmesinden sonra o yapıda kullanılan boya, seramik, yer kaplaması vb. malzemelerden inşaatta kullanılan miktarının belirli bir oranı kadar işverene bırakılması istenir. Bu malzemeler ileride gerekecek tadilat ve tamiratlarda kullanılır.

2. Sözleşme Bitirme Süreci:
Sözleşme sonlandırılırken kullanılmakta olan kaynaklar, kişiler ekipman ve materyaller diğer projelere aktarılır. Bazen bu kapanış aşamasının halledilmesi güç olabilir. Çünkü kaynakları ve insanları atayıp hesapları kapatmak çok sıkıntılı bir süreçtir.

Tipik bir kapanış planı şu sorulara cevap arar:
1– Sözleşmeyi bitirmek için hangi işler yapılmalıdır?
2– Bu işlerden kimler sorumlu olacaktır?
3– Kapanış işlemleri ne zaman başlayıp bitecektir?
4– Proje nasıl teslim edilecektir?

Sözleşme kapanışındaki temel aktiviteler ise;
1– İşverenin teslim edilecek sözleşme konusunda onayının alınması,
2– Kaynakları kapatıp diğer projelere atamak,
3– Ekip elemanlarını diğer projelere atamak,
4– Hesapları kapatmak,
5– Ödenen tüm faturaların gözden geçirilmesi ve 6)Proje yöneticilerinin, proje ekibinin ve elemanlarının değerlendirilmesidir.

3. Garanti Yönetimi
İşveren tamamlanmış projesini teslim alınca, projenin sözleşme gereksinimlerine göre yapılıp yapılmadığını görmek ister. Bu talep genellikle geçici ve kesin kabullerle sunulan bir garanti belgesiyle sağlanır. Bu belge;
• Projede kullanılan bütün malzemeler ve ekipmanların yeni olduğunu ve projeye, sözleşmeye uygun olarak yerleştirildiğini,
• Yapılan bütün işin sağlam ve sözleşmeye uygun olduğunu garanti eder.

Garanti süresi genellikle birçok yapım işinde projenin tamamlanmasından itibaren bir yıl olarak belirlenir. Bu sürecin ardından kesin kabul yapılması gelir. Daha uzun garanti süreleri, daha özelleşmiş yapılar için verilebilir. Örneğin yapıda kullanılan elektrik motorlarının garanti süreleri daha uzun olabilir. Müteahhitler aynı garantileri genellikle taşeronlardan ve tedarikçilerden aynı normlarda olmak üzere isterler. Taşeronlara ve tedarikçilere nihai ödemeler, bu garanti belgeleri gelene kadar yapılmamalıdır. Bu esnada; işvereni memnun eden, sebeplere dayanan garanti süresi olan, çelişkileri minimum olan ve tekrar birlikte iş yapma ihtimali yüksek olan bir garanti servisi oluşturma gerekliliği söz konusu olur.

Garanti sorumluluğu müşteri hizmetlerinin önemli bir kısmıdır. İşverenler, projelerinde yapılan işin kaliteli olmasını istedikleri gibi, gerektiğinde ulaşabilecekleri bir garanti servisinin olmasını da isterler. Gerektiği gibi garanti servisi sağlayamayan müteahhitler, ileride iyi iş yapma imkanı bulamazlar. Dolayısıyla garanti servisi sağlayamayan taşeronlarla da iş yapılmamalıdır. Çünkü bunların yaptıkları işlerden yüklenici sorumlu olacaktır. Sonradan oluşabilecek ve garantiyle ilgili olacak sorunların önüne geçmek için kaliteli malzeme kullanmalı, kalifiye eleman çalıştırılmalıdır.

Yapım İşlerinde Yüklenicilerin ve Alt Yüklenicilerin Sorumluluğu başlıklı 30.maddede; “Yapım işlerinde yüklenicinin ve alt yüklenicilerin, yapının fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapılmaması, hileli malzeme kullanılması ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan, yapının tamamı için işe başlama tarihinden itibaren kesin kabul tarihine kadar sorumlu olacağı gibi, kesin kabul onay tarihinden itibaren de onbeş yıl süreyle müteselsilen sorumlu olduklarını” ifade etmektedir. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre yüklenici ve alt yüklenicilere ikmal ve tazmin ettirilir.

Yapı Denetim Görevlilerinin Sorumluluğu başlıklı 31. maddede; “Yapı denetimini yerine getiren idare görevlileri, denetim eksikliği nedeniyle işin fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapılmamasından ortaya çıkan zarar ve ziyandan onbeş yıl süre ile yüklenici ile birlikte müteselsilen sorumludur” denmektedir.

32.madde, Danışmanlık Hizmeti Sunucularının Sorumluluğu başlığını taşımakta ve “danışmanlık hizmetlerinde; tasarım hatası, uygulama yanlışlığı, denetim eksikliği, hatalı yaklaşık maliyet tespiti, işlerin yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapılmaması, meslek ahlakına uygun davranılmaması, bilgi ve deneyimin idarenin yararına kullanılmaması ve benzeri nedenlerle meydana gelen zarar ve ziyandan hizmet sunucusu doğrudan, yapı denetimi hizmetinin sunulduğu durumda ise yapım işini üstlenen yüklenici ve alt yüklenicilerle birlikte onbeş yıl süre ile müteselsilen sorumludur” hükmüne haiz bulunmaktadır. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre hizmet sunucusuna ikmal ve tazmin ettirilir.

Tedarikçilerin Sorumluluğu başlıklı 33.maddede; “Tedarikçiler taahhütleri çerçevesinde kusurlu veya standartlara uygun olmayan malzeme verilmesi veya kullanılması, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmemesi ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan doğrudan sorumludur. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre tedarikçiye ikmal ve tazmin ettirilir” denmektedir.

Hizmet Sunucularının Sorumluluğu ise 34.maddede; “Hizmet sunucuları taahhütleri çerçevesinde kusurlu veya standartlara uygun olmayan malzeme seçilmesi, verilmesi veya kullanılması, tasarım hatası, uygulama yanlışlığı, denetim eksikliği, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmemesi ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan doğrudan sorumludur. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre hizmet sunucusuna ikmal ve tazmin ettirilir” şeklinde ifade edilmiştir.

5. Sonuç
Bir projenin yükleniciliğini almak ve sözleşme şartlarına uygun olarak yapım işlerini sürdürmek başarılı bir sözleşme uygulaması için gerek şartları oluştururken yeter şartlar arasında, belirtilen talimat ve spesifikasyonlara uygun teslim ve garanti uygulamaları da bulunmaktadır. İşin özelliklerine göre servis hizmetlerinin yapılandırılması ve sunumu da bu kapsam içinde yer alabilir. Gerek proje yönetimi gerekse yasal mevzuat bakış açılarındaki en büyük paralellik; yapılan imalatların ve donanımların sorumluluğunu gereken zaman dilimleri içerisinde yüklenmek, oluşabilecek olumsuz durumlar karşısında gereğinin yapılacağını taahhüt etmek, gerektiğinde de bu taahhüde uygun olarak yapmaktır. Daha teklif çalışmaları esnasında bu şartları sağlayabilecek tedarikçi ve taşeronların seçilmesi, toplam maliyet hesaplarında kalite, kalitesizlik, garanti ve servis yönetimi maliyetlerinin de göz önünde bulundurulması, global rekabette yer almak yada yerini kaybetmemek isteyen yapımcı firmaların önemle üzerinde durması gereken konular arasında yer almaktadır.

Kaynaklar
[1] D. S. Barrie, B. C. Paulson, “Professional Construction Management”, Mc Graw-Hill International Editions, Third Edition, Singapore, 2001.
[2] J. Murdoch, W. Hughes, “Construction Contracts, Law and Managhement”, Spon Pres, UK, 2003.