Sözleşme Yönetimi ve Temel Esaslar
Prof. Dr. Ekrem MANİSALI, İstanbul Üniversitesi, İnşaat Mühendisliği Bölümü
TEMEL ESASLAR
Sözleşmelerin Unsurları
Bir sözleşmenin ana öğeleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
1. Maksat: Her iki taraf sözleşmede yasal olarak bağlayıcı olan maksatlarını belirtmelidir
2. Sunulanlar ve Kabuller: iki tarafı da bağlayan sözleşmede sunulan şartlar ve kabullerin onayı muhakkak sözleşme dokümanında yer almalıdır
3. Ödemeler: Sözleşmelerde işin yapılması karşılığında yapılacak ödemeler ve ne şekilde olacağına dair hususlar kesin bir şekilde belirtilmelidir.
4. Kapasite: Sözleşmede projenin kapasitesi, boyutları ve niteliği açık, anlaşılır bir şekilde belirtilmelidir. Sınırların dışına çıkılması durumunda, hazırlanacak eklerde bu hususlarla ilgili genel durumlar belirtilmelidir.
Sözleşmelerin Değerlendirilmesi
Firmanın proje ile ilgili genel departmanlarında proje müdürü kontrolünde saha mühendisi, uzmanlar ve hesap analiz uzmanıyla birlikte projenin detaylı değerlendirilmesinin yapılması gerekmektedir. İnceleme öncesinde gerekli saha ve maliyet raporları hazırlanmalı, alt sözleşme şartları ve kaynaklar önceden saptanmalıdır.
1- Çizimler
Çizimlerin, projenin her bölümü için ayrıntılı, kesin ve son revizyon olmasına dikkat edilmelidir. Çizimleri incelerken, çizimin referans numarasını, başlığını veya tanımı, ölçeği, kopya adedi ve geliş tarihi kaydedilmelidir. Eğer tutulan kayıtlarda çeşitli düzeltmeler yapılmış ise bu düzeltmeler mutlaka kaydedilmeli, son değerlendirmeler yapılırken bu kayıtlar göz önüne alınmalıdır.
2- Sözleşme Durumu
Sözleşmenin başlangıcında ve sürecinde bilgi toplanmasıdır. Bu toplanan bilgiler ve faaliyet raporları CPM diyagramları veya bar grafiklerle takip edilir. Sözleşme sürecinde hangi işin ne zaman başlayacağı ve ne zaman biteceği önceden belirlenmeli ve kontrol edilmelidir.
3- Şartnameler
Şartnamelerde genellikle malzeme, ekipman, teçhizat v.b.lerin ne zaman, ne şekilde ve nereden teslim alınacağı gibi hükümlerle, işle ilgili karşılıklı teminat ve istekler bulunur. Bunun gibi belirlenen kesin hükümlerin sözleşmenin ömrü boyunca değişmeyeceğini düşünürsek her iki tarafın da bu şartnameleri dikkatlice incelemesi ve onaylaması gerekecektir.
Sözleşmelerin Denetimi
İnşaat sözleşmesi, kontrolü ve denetimi, verilen başarılı fiyat teklifi ile başlayan ve tatmin edici sonun (ürün) alınmasıyla ilgili bir muhasebeyle sona eren sürekli bir uygulamadır.
Denetim, projenin çekirdeğinden başlayarak bütüne yaymak suretiyle uygulanmalıdır. Denetim tekniği ve sistemi proje başlangıcında yöneticiler tarafından belirlenir ve çeşitli görev dağılımları yapılır.
Bunun yanında hazırlanması gereken bir diğer doküman da personel organizasyon şemasıdır. Böylelikle iş dağılımı ve ast-üst sorumluluk tesbiti yapılmış olur.
Sözleşme denetimi tek taraflı değildir. İşveren ve müteahhitin ortak çalışması sonucunda gerçekleşir. Müteahhidin saha personeli üç ana grupta toplanabilir; teknik personel, büro işleri personeli, ve işçiler. Bunun yanında işveren ve müteahhitle birlikte saha içinde çalışan personelin denetimini yapan görevlilerini tanımlamak gerekirse:
1. Sözleşme Yöneticisi veya Sözleşme Denetçisi
2. Proje Yöneticisi
3. Şantiye Şefi –İş Müdürü veya Genel Ustabaşı
4. Ofis Müdürü
5. Şef Mühendis
6. Sürveyan
1.) Sözleşme Yöneticisi veya Sözleşme Denetçisi:
Genellikle ana ofiste çalışmalarını sürdürürler ve belirli aralıklarla sorumluluklarında bulunan proje faaliyet alanlarını denetlerler
2.) Proje Yöneticisi:
En önemli görevi inşaatın ekonomik, zamanında ve sözleşmeye uygun olarak yürütülmesini sağlamaktır.
3.) İş Müdürü veya Genel Ustabaşı:
Saha disiplinini sağlamak, firma yöneticileri veya temsilcileri ile günlük toplantılar yapmak ve taşeronların işlerini koordine etmek görevleri arasındadır.
4.) Ofis Müdürü:
Sahadaki büro işlerinden sorumludur. Çalışma saatleri, ücret ödemeleri, malzeme kontrolü ve depolanması ile ilgili genel ofis işlerini yürütür
5.) Şef Mühendis:
Şef mühendis, işin düzenini sağlamak, ölçüm ve kayıtları tutmak, kalite kontrol prosedürlerini uygulamakla sorumludur.
6.) Sürveyan:
Sürveyan, inşaatın icrası sırasında ve proje sonunda yapılan ölçümlerden sorumludur. Sözleşmenin finansal ve yasal şartlarını uygular. Bunu müşterinin sürveyanı ile beraber çalışarak yürütür.
SÖZLEŞMEDEN BEKLENEN HEDEFLER
Bir bina projesi ya da inşaat uygulamalarına dair bir işin yapılması durumunda her iki tarafı (işveren- müteahhit) da bağlayan sözleşmede projeye ilişkin hedefler ve şartlar açıkça belirtilmelidir.
Sözleşme hedeflerini;
a) İşçilik
b) Bina
c) Malzemeler
b) Bilgi
e) Taşeronlar
başlıkları altında ortaya konmuş hedefler şeklinde kategorize etmek idealdir. Belirlenen işçilik, kulanılan malzemeler, faydalanılan bilgi, birlikte çalışılan taşeronlar ve son olarak elde edilen eser (bina) açısından değerlendirilmelidir.
SÖZLEŞEME KONTROL TEKNİKLERİ
Her proje için kabul edilen belli başlı sözleşme kontrolü teknikleri vardır. Bunlar; uygulama kontrolü, değişim kontrolü, kalite kontrolleri, koordinasyon kontrolleri, birim fiyat kontrolü ve sonuç kontrolleridir.
a) Uygulama kontrolü
Bu kontrolün içeriğinde gerekli tablolar ve grafikler bulunmaktadır. İşin ne aşamada olduğunun saptanması ve değerlendirilmesinin yapılmasını mümkün kılar.
b) Değişim kontrolü
Yapılan değişikler sözleşmeye ek olarak ilave edilmeli ve değişikliğin tanımı, nedeni, sonucu gibi verilerle detaylandırılmalıdır.
c) Kalite kontrolü
Tam zamanlı personel çalışmalarını ve pahalı işçilik maliyetlerini de beraberinde getirir. Yönetim mutlaka yapılacak iş için kalite standartlarını sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirmeli, bunun için işçilik ve çalışma koşullarını sağlamalıdır.
d) Koordinasyon kontrolü
Koordinasyon, proje takımı elemanlarının aralarındaki bağlantının oluşturulması, çeşitli çabaların düzenli performans haline getirilmesi için yapılan sözlü veya yazılı olarak gerçekleştirilen organizasyonlardır.
İş yerindeki koordinasyonu sağlamak için uygulanan yöntemleri incelersek:
1. Saha Raporları
2. Haftalık Toplantılar
3. Saha Toplantıları
4. Mekanik ve Elektrik İşleri
5. İsrafların önlenmesi
Proje Yönetimi
Müşterinin sözleşme üzerindeki şartları kendi açısından denetlemesi maksadıyla geleneksel bir metod olarak, inşaat sözleşmelerinin yöneticiler tarafından denetlenmesi, uygulanmasıdır.
Proje yöneticisi sözleşmelerde yapılan tüm işlerden direkt sorumlu kişidir. İşveren tüm uygulamalar ve faaliyetler hakkındaki bilgileri proje yöneticisinden alır. Eğer var ise kendi taleplerini gene proje yöneticisine iletir.
Sözleşme Dökümanının Hazırlanması
Müteahhitler sözleşme şartlarının sorumluluğu altında, finansal olarak zor durumlara düşmemek ve kar oranını yüksek tutma amacını gerçekleştirmek isterken; işveren de projesinin, arzuladığı gibi zaman, kalite ve maliyet açısından plan ve programına uygun tamamlanmasını ister. Karşılıklı istekler düşünülerek sözleşme dokümanı hazırlanır.
Risk dağılımını eşitlemek ve isteklere çözümler bulmak amacıyla, sözleşme şartlarına eklentiler getirilmesi yada sorumluluk paylaşımının her iki tarafın elindeki bilgiler oranında yapılmasının sağlanması düşünülebilir.
Risk Dağılımı
Yapılan sözleşmelerde; riskin azaltılması ve dağılımına ait tanımlar ve şartlar muhakkak açık bir şekilde belirtilmiş olmalıdır. Bu şartlar; sorumluluklar, üstlenilen görevler ve ödemeler ile ilgili açıklamaları kapsar.
Bu programın ortaya çıkartılabilmesi için yapılacak çalışmaları sıralamak istersek:
1. Tanımların yapılması ve belirlenmesi
2. Miktar değişimleri ve açıklamaları
3. Çalışma sahasının incelenmesi
4. Zemin analizleri
5. Muhtemel değişim alternatiflerinin ortaya çıkarılması ve değerlendirilmesi
6. Proje kapsamı dışı ekstra işlerin belirlenmesi
7. Mühendisin yetkisinin belirlenmesi
8. Minimum ücret oranlarının belirlenmesi
9. Tazminat ve fiyatlandırma sorumluluklarının belirlenmesi
10. Proje sözleşme süresinin hesaplanması
11. Sözleşme süresini uzatabilecek faktörlerin belirlenmesi
12. Sözleşmeyi sonuçlandırma aşamasının değerlendirilmesi
13. Sözleşmenin başarısızlığa uğraması durumunda tasfiye tazminatlarının belirlenmesi
14. Uygulanacak inşa metotlarının ve oluşabilecek gecikmelerin tespiti
15. Miktar ölçümlerinin yapılması
16. Ek ödenti taleplerinin incelenmesi
17. İhtiyaçların belirlenmesi
18. Ödeme uygulamaları ve sonuçları
19. Mobilizasyon ödemelerinin belirlenmesi
SÖZLEŞMELERDE DEĞİŞİM YÖNETİMİ
İnşaat sözleşmelerinde değişimler neredeyse kaçınılmazdır.
Sebepleri; tasarımcı, işveren, aracı firmalar ve müteahhit kaynaklıdır.Sebep ise; öngörülemeyen durumlardır.
Bu değişimler işveren temsilcisi ve müteahhit arasında değişim emirleri ile düzenlenip sözleşmeye eklenir.
DEĞİŞİKLİK EMRİ
• Sözleşme dokümanlarının elemanları yasal olarak birbirine bağlıdır ve bu nedenle dokümanlarda yapılan bir değişiklik sözleşmede değişikliğe gidilmesine yol açar.
• Orijinal sözleşmede oluşan bu değişiklikler, ki bunlar da kendi başlarına küçük sözleşmelerdir, değişiklik emri olarak adlandırılır.
• Değişiklik emirleri de birer sözleşme kabul edildiğine göre sözleşme~teklif döngüsünün elemanlarını ihtiva eder. En büyük fark ise müteahhit belli olduğundan yarışmaya gerek yoktur.
İşveren veya tasarımcı tarafından öngörülmesi muhtemel değişiklikler
• Teklif verme aşamasında oluşan son dakika eklentileri
• Sahaya intikaldeki gecikmeler
• İşveren tarafından sağlanacak malzeme, ekipman ya da benzerlerindeki gecikmeler
• Plan ve şartnamelerdeki eksikliklerin veya hataların belirlenmesi
• Önemli tasarım değişiklikleri olması durumunda
• Çalışma alanı değişikliğinde
• Çalışma alanı iptalinde
• İşin tatil edilmesi veya ertelenmesinde
• Sözleşmenin iptali halinde
• Kuşkulu ya da uyumsuz maddelerin tespiti halinde
Müteahit tarafından yapılabilir muhtemel değişiklik sebepleri
• İşe başlama aşamasında oluşan başarısızlık
• Gereken iş gücü istihdam edilememesi durumunda
• Müteahhit/taşeron/kaynak firmaların yerine getirmesi gerekenleri sağlayamaması
• Kusurlu ve eksik işin yapılması halinde
• Zayıf işçilik tespitinde
• Program gecikmelerinde
• Tasarım programındaki gecikmelerde
Değişikliğe gidilmeyi gerektiren diğer şartlar
• Önceden tahmin edilemeyen zemin şartlarıyla karşılaşıldığında
• Önceden görülemeyen saha şartlarında
• Olağan dışı hava ve diğer doğa olaylarında
• Kanun hükmündeki değişikliklerde
• Sektör ve/veya ülke genelinde meydana gelen politik, ekonomik ve siyasi istikrarsızlık
Teknik terimler
a) Değişiklik: Orijinal sözleşme şartlarını veya süresini, toplam proje maliyetini azaltan veya artıran etkilerdir.
b) İnşaat ile ilgili değişiklikler: Müteahhit tarafından yapılan fakat işveren tarafından onaylanmayan değişikliklerdir.
c) İstek: Değişiklik emirlerini gerektiren, sözleşmeye göre çözülemeyen taleplerdir.
d) Hoş görülen gecikmeler: Müteahhide yapacağı iş ile ilgili zaman kaybına neden olan fakat ücretlendirilmeyen gecikmelerdir.
e) Tazmin edilen gecikmeler: İşverenin veya müteahhidin sözleşme şartlarını karşılayamaması sebebiyle oluşan gecikmelerdir. Hava şartları, ani gelişen olaylar veya işçilerle ilgili anlaşmazlıklar vb.
f) Kısıtlama:Verilen süre periyodunda müteahhidin daha çok iş yapması gereği olan durumlarda, müteahhit yapılan işlerde kısıtlamalara gidebilir.
g) Hızlanma: Müteahhit gerekli görülen sebepler doğrultusunda, işin bir kısmını veya tümünü planlanan süreden önce yapmak zorunda kalabilir.
h) Etki maliyetleri: Değişimler veya değişen şartlar nedeniyle işçilerin veya ekipmanların verimliliğindeki düşüşler sonucu ortaya çıkan maliyetlerdir.
i) Dalga etkisi: İşin bir bölümündeki değişikliklerin, diğer değişmeyen bölümleri de etkilemesi sonucunda oluşan maliyetlerdir.
Tasarım değişimleri, eklemeler, iptaller
• Tüm inşaat projelerinde ufak da olsa tasarımla ilgili değişikliklere gidilmesi zorunluluğu kaçınılmazdır. Değişimlerin projenin %10’una kadarı normal karşılanır. Ortaya çıkan maliyetler işveren ve müteahhit tarafından karşılıklı yapılan anlaşmalarla çözüme kavuşturulur.
• Değişimlerin %15 olması durumunda, bu değişimler ani maliyet ve zaman artışlarına, diğer değişmeyen faaliyetlerin etkilenmesine neden olacaktır. Burada müteahhit tecrübesi ön plana çıkmaktadır.
• %20’ye varan değişimlerse, tüm proje bazında maliyet ve süre olarak büyük etkiler oluşturacak, hatta belki düzeltilmesi çok güç sorunlara sebebiyet verebilecektir.
• Bu değişikliklerin en aza indirilmesi için fazla mesai gerekecektir. Bu da maliyetin artışına sebep olacaktır. Bu maliyeti azaltmak için müteahhit ve işveren karşılıklı olarak anlaşıp, proje faaliyetlerinin bir kısmında iptallere gidebilirler.
Gecikme istekleri
Sözleşmeler, gecikmelerin olabileceğini kabullenen anlaşmalardır. Önceden de belirttiğimiz gibi ufak değişiklikler hoş görülebilir. Ancak müteahhitler özel gecikme isteklerine dair sebeplerini iyi belirlemelidirler.
Gecikme ücretlendirmeleri
Gecikme istekleri direk maliyetlere neden olacaktır. Bu bakımdan her 2 sözleşme tarafının da menfaatlerinin korunması maksadıyla, gecikme ödentileri sözleşmede belirtilecek ek koşullarla limitlendirmek zorundadır.
Hızlandırma, etki ve dalga etkisinin ücretlendirilmesi
Bu değişim ve etkilerdeki ücretlendirmeleri belirlemek oldukça zordur. Çünkü bunlar her iki tarafın da idaresinde olmadan ortaya çıkmış olabilir. Yine de müteahhit ücretlendirme esnasında şu kabullerin yapılmasını ister:
1) İşveren tarafından gerçekleşen gecikme, tasarım yanlışlıkları, karasızlık, değişen şartlar ve müteahhit tarafından kaynaklanmayan olaylardan dolayı işveren sorumludur.
2) Müteahhidin verdiği proje teklif fiyatı sadece işin endüstriyel standardını kapsar.
3) Müteahhit kendi hatalarından, yetersizliğinde veya kaynakların tükenmesinden dolayı oluşan ek maliyet ve masraflardan sorumludur.
4)Sadece iş sahasındaki değişen şartlar altındaki maliyetler geçerlidir.
Sözleşme sorunların çözümünde uygulanması gerekenler
1. adım: Taraflar arasında direkt görüşmeler sağlanmalıdır. Böylece 3. şahıslar araya girmemiş olacaktır.
2. adım: Direkt görüşmelerden sonuç alınamazsa iki tarafın arabulucuları devreye girebilir.
3. adım: Şirket müdürleri kendi aralarında sorunları masaya yatırarak ufak mahkemeler kurabilirler. Sorun çekirdekte daha kolay çözülebilir, üst kademelerde daha kompleks olacaktır.
4. adım: Sorunların çözümünde iki tarafın iyi niyeti veya çözüm üretme becerisi yeterli olmadığında, artık olay yasal bir sorun halini alır ve mahkeme kararlarıyla çözüme bağlanır.
Sonuç olarak; bu uyumsuzluklar çözümlenemez değildir. En kötü ihtimal olan sözleşmenin feshi durumu bile bir çözümdür.
©Yapı Dünyası Dergisi 2008 Sayı: – da yayımlanmıştır.
